Αποτελεσματικές τεχνικές παρακολούθησης.

Η επικοινωνία μεταξύ του εργαζομένου και του e-ηγέτη θα πρέπει να είναι ταχύτερη και πολύ πιο συχνή όταν υπάρχει τηλεργασία. Αυτό βελτιώνει τη συνεργασία και δημιουργεί την απαραίτητη εμπιστοσύνη για την επιτυχή εφαρμογή νέων τρόπων εργασίας. Υπάρχει μια σειρά εργαλείων λογισμικού που διευκολύνουν την επικοινωνία. Τα περισσότερα από αυτά τα εργαλεία είναι δωρεάν ή έχουν χαμηλό κόστος.

Οι e-ηγέτες πρέπει να κάνουν τα εξής για μια αποτελεσματική επικοινωνία (Παγκόσμιος Οργανισμός Εργασίας, 2020):

• Καθορίστε κανάλια επικοινωνίας για να μπορεί η επιχείρηση να επικοινωνεί με το προσωπικό κατά τη διάρκεια της τηλεργασίας, όπως απαιτείται, και να διασφαλίζετε τη συνοχή των μηνυμάτων.
• Να τηρείτε ένα ενημερωμένο μητρώο με τα στοιχεία επικοινωνίας όλων των εργαζομένων (αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φυσική διεύθυνση).
• Επικοινωνήστε τακτικά με όλους τους εργαζόμενους για να τους ενημερώνετε για τις επικαιροποιημένες εξελίξεις σχετικά με τις πολιτικές της εταιρείας και τον αντίκτυπό τους στις λειτουργίες της εταιρείας.
• Ενθαρρύνετε την ανταλλαγή απόψεων και ιδεών σχετικά με τις στρατηγικές επιχειρησιακής συνέχειας.

Συγκεκριμένα, οι εβδομαδιαίες συναντήσεις της ομάδας βοηθούν να διασφαλιστεί ότι όλοι είναι ενημερωμένοι, παρέχουν την ευκαιρία στα μέλη της ομάδας να μοιραστούν τις επερχόμενες εργασίες τους, προωθούν την ανταλλαγή χρήσιμων γνώσεων και δημιουργούν κοινωνικούς δεσμούς μεταξύ των μελών της ομάδας. Αυτές οι εβδομαδιαίες ομαδικές συναντήσεις θα πρέπει να διαρκούν λιγότερο από μία ώρα, να πραγματοποιούνται την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα προκειμένου να δημιουργείται μια ρουτίνα και να γίνονται βίντεο-κλήσεις με κανόνα “ανοιχτές κάμερες”, ώστε όλοι να μπορούν να βλέπουν ο ένας τον άλλον τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς να οικοδομήσετε τη δομή της ομαδικής συνάντησης:

1. Ξεκινήστε με ένα
2. Ενημέρωση για τα νέα ή τις πολιτικές των βασικών εταιρειών (όχι περισσότερο από δέκα-δεκαπέντε λεπτά).
3. Καλέστε κάθε μέλος της ομάδας να μοιραστεί τα καθήκοντα που έχει να κάνει την επόμενη εβδομάδα και να ζητήσει οποιαδήποτε συμβολή ή υποστήριξη.
4. Ζητήστε από όλους να μοιραστούν μια συνοπτική έκθεση των προηγούμενων δραστηριοτήτων εκ των προτέρων, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε η συντήρηση στην εβδομαδιαία συνάντηση να επικεντρωθεί σε αυτό που έρχεται.
5. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει αρκετός χρόνος για ανεπίσημη συζήτηση.

Εκτός από τις ομαδικές συνεδριάσεις, είναι σημαντικό να προγραμματίζονται κατ’ ιδίαν συναντήσεις με τον καθένα για την κάλυψη τυχόν κενών. Αυτές οι ατομικές διαδικτυακές συναντήσεις θέλετε να είναι όσο το δυνατόν πιο μακρά και συχνές μπορείτε. Ιδανικά, μπορείτε να αφιερώνετε 45 έως 50 λεπτά με τον καθένα κάθε εβδομάδα. Για να διασφαλίσετε ότι οι ατομικές διαδικτυακές συναντήσεις σας θα έχουν το μέγιστο δυνατό αντίκτυπο, προσπαθήστε να τα δομήσετε έτσι ώστε να φαίνονται ως βοηθητικά και όχι ως μικρο-διαχείριση.

Λάβετε υπόψη σας τα ακόλουθα όταν ορίζετε τις ατομικές διαδικτυακές συναντήσεις:

• Στόχος των συναντήσεων αυτών είναι η παροχή υποστήριξης και καθοδήγησης.
• Ορίστε μια ξεχωριστή ατζέντα για κάθε μέλος της ομάδας, σε μια μορφή που μπορείτε να τροποποιήσετε ή να ενημερώσετε. Ενθαρρύνετε τον καθένα να ενημερώνει την ατζέντα κάθε εβδομάδα με τις τρέχουσες ανησυχίες του.
• Αφιερώστε τα πρώτα πέντε λεπτά για να ελέγξετε προσωπικά, ειδικά αν γνωρίζετε ότι ο υπάλληλός σας αγωνίζεται με το άγχος της τηλεργασίας.
• Συνεχίστε να μιλάτε για την παραγωγικότητά τους και για το πώς συνεργάζονται με τα άλλα μέλη της ομάδας.

Τα ακόλουθα δείγματα ερωτήσεων μπορούν να τεθούν σε μια ατομική διαδικτυακή συνάντηση:

1. Πώς σας βοηθά ή σας εμποδίζει η τρέχουσα διαρρύθμιση της κατοικίας ή του χώρου εργασίας σας να κάνετε την καλύτερη δυνατή δουλειά σας;
2. Τι κάνετε για να παραμείνετε δραστήριοι και συνδεδεμένοι ενώ εργάζεστε από το σπίτι;
3. Υπάρχει κάτι στο σημερινό εργασιακό σας καθεστώς που σας εμποδίζει να κάνετε την καλύτερη δυνατή δουλειά σας;
4. Αισθάνεστε ότι έχετε αρκετή σύνδεση και συνεργασία με την ομάδα ή υπάρχει κάποιο σημείο που πρέπει να βελτιώσουμε τον τρόπο με τον οποίο συνεργαζόμαστε;

Ενώ θα πρέπει να αναπτύσσεται κάποιος βαθμός ευελιξίας σε μια ρύθμιση τηλεργασίας, οι e-ηγέτες θα πρέπει να (Παγκόσμιος Οργανισμός Εργασίας, 2020):

• δημιουργούν προσδοκίες αυτοπειθαρχίας και συμμόρφωσης των εργαζομένων με το συμφωνημένο ωράριο εργασίας,
• διασφαλίζουν ότι οι ώρες εργασίας και τα διαλείμματα ανάπαυσης πραγματοποιούνται σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία, τις συλλογικές συμβάσεις ή τους όρους και τις προϋποθέσεις απασχόλησης της εταιρείας,
• διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι καταγράφουν τις συνολικές ώρες εργασίας για κάθε ημέρα ή εβδομάδα,
• εξετάζεται το ενδεχόμενο να αναπτυχθεί ηλεκτρονική παρακολούθηση ή να χρησιμοποιηθεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για την καταγραφή των ωρών εργασίας.

Η εμπιστοσύνη μπορεί να θεωρηθεί η “κόλλα” που συγκρατεί τις ρυθμίσεις τηλεργασίας. Οι e-ηγέτες και οι εργαζόμενοι πρέπει να εμπιστεύονται ο ένας τον άλλον προκειμένου να έχουν αποτελεσματικά αποτελέσματα (Παγκόσμιος Οργανισμός Εργασίας, 2020). Είναι σημαντικό οι e-ηγέτες, μεταξύ άλλων, να οικοδομήσουν αμοιβαία εμπιστοσύνη και να καθιερώσουν κοινές ευθύνες με τους εργαζόμενους μέσω ανοικτών και διαφανών συζητήσεων σχετικά με τις προσδοκίες και τα αποτελέσματα (European Labour Authority & Directorate-General for Employment, Social Affairs and Inclusion, 2021):

• πότε οι εργαζόμενοι θα είναι διαθέσιμοι και θα ανταποκρίνονται,
• πώς θα διατηρούν επαφή, όπως διαδικτυακή και τηλεφωνική επαφή,
• τον τρόπο διαχείρισης της ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, για παράδειγμα μέσω τακτικών διαλειμμάτων και διακοπής της εργασίας στο τέλος της ημέρας,
• πώς θα γίνεται η διαχείριση των επιδόσεων και των αναφορών, λαμβάνοντας υπόψη τις περιστάσεις των εργαζομένων, όπου είναι απαραίτητο,
• σε ποιους θα πρέπει να απευθύνονται οι εργαζόμενοι σε περίπτωση που έχουν οποιοδήποτε ζήτημα που σχετίζεται με την εργασία τους,
• σε ποιους πρέπει να απευθύνονται οι εργαζόμενοι σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Οι e-ηγέτες θα πρέπει επίσης να γνωρίζουν ότι ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να δυσκολεύονται να κινητοποιηθούν και να οργανωθούν όταν εργάζονται από το σπίτι. Εάν συμβεί αυτό, ο ηγέτης πρέπει να είναι έτοιμος να δράσει και να προτείνει πρακτικά βήματα για την υπέρβαση αυτών των εμποδίων.

Οι KPI μπορούν να θεωρηθούν ως σημείο αναφοράς για την αξιολόγηση των διαδικασιών και τον εντοπισμό βελτιώσεων. Με άλλα λόγια, είναι βασικές μετρήσεις που επιλέγονται από την εταιρεία για τη μέτρηση της προόδου ενός εργαζομένου, της επιχείρησης, του τμήματος κ.λπ.

Είναι πολύ σημαντικό να καθιερωθεί ένα σαφές και αποτελεσματικό σύστημα μέτρησης, καθώς αυτό μπορεί να αποφέρει μια σειρά από οφέλη τόσο για την εταιρεία όσο και για τους εργαζομένους:

• Παρακολούθηση των ορόσημων σε σχέση με το τελικό προϊόν.
• Ενημέρωση της ομάδας και των άλλων στην εταιρεία σχετικά με την εξέλιξη του προϊόντος.
• Αντικειμενικά δεδομένα για τη λήψη αποφάσεων, την τροποποίηση έργων, την αξιολόγηση κ.λπ.
• Απλοποιημένη αξιολόγηση της απόδοσης της ομάδας.
• Μεγαλύτερη παρακίνηση των εργαζομένων, η οποία συνδέεται άμεσα με την ποιότητα του τελικού προϊόντος και τους χρόνους παράδοσης.

Ένας ΚΡΙ μπορεί να θεωρηθεί ‘SMART’ αν είναι:

• Συγκεκριμένος (Specific): ένας KPI θα πρέπει να αναφέρεται σε μια συγκεκριμένη εργασία ή δράση.
• Μετρήσιμος (Measurable): αν δεν μπορεί να μετρηθεί, τότε δεν μπορούμε να ερμηνεύσουμε τα δεδομένα ούτε να χρησιμοποιήσουμε συγκεκριμένα εργαλεία για να το κάνουμε.
• Εφικτός (Achievable): οι στόχοι των KPI που θέτετε πρέπει να είναι εφικτοί υπό τις συνθήκες που έχετε.
• Συνάφεια (Relevant): είναι επίσης ζωτικής σημασίας να διασφαλίσετε ότι οι μετρήσεις που επιλέγετε είναι σχετικές με την επιχείρησή σας και ότι προσθέτουν πολύτιμες πληροφορίες.
• Έγκαιρος (Timely): τέλος, κάθε KPI πρέπει να περιορίζεται σε μια χρονική περίοδο και να υπόκειται σε τακτικές αναθεωρήσεις.

Τρεις βασικοί δείκτες απόδοσης ενός απομακρυσμένου υπαλλήλου που θα μπορούσαν να μετρηθούν είναι:

• Αυτό-πειθαρχία: ικανότητα ανεξάρτητης εργασίας.
• Αποτελεσματική επικοινωνία: ικανότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας με την ομάδα/τους πελάτες.
• Μαθησιακές δεξιότητες: ικανότητα να ακολουθείς οδηγίες και να μαθαίνεις γρήγορα νέα πράγματα.

Είναι πολύ σημαντικό ως e-ηγέτης να παρακολουθείτε το αποτέλεσμα και τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών που ανατίθενται στην ομάδα σας. Με την εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας, μπορείτε να ορίσετε μια βασική γραμμή για την παραγωγικότητα.

Υπάρχουν διαθέσιμοι διάφοροι τύποι λογισμικού παρακολούθησης χρόνου που παρακολουθούν αυτόματα τον χρόνο που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι στην εργασία τους. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για να δείτε ακριβή δεδομένα σχετικά με τον χρόνο που δαπανάται από τον εργαζόμενο σε κάθε εργασία.

Επίσης, η παρακολούθηση του χρόνου εξυπηρετεί έναν άλλο σημαντικό σκοπό. Καθώς είναι δύσκολο να διαχωριστεί η εργασία από την προσωπική ζωή όταν πρόκειται για τηλεργασία, το online σύστημα παρακολούθησης θα μπορεί να μετρήσει τις επιπλέον ώρες εργασίας.