Η απομακρυσμένη εργασία παρουσιάζει μια σειρά από προκλήσεις που οι ηγέτες δεν αντιμετωπίζουν σε παραδοσιακά γραφεία. Η εκτεταμένη αύξηση της χρήσης ψηφιακών εργαλείων εγείρει ανησυχίες σχετικά με την προστασία της ιδιωτικής ζωής και την παρακολούθηση των εργαζομένων και των επιδόσεών τους, συμπεριλαμβανομένης της ανάγκης τήρησης των εφαρμοστέων κανόνων για τη συλλογή προσωπικών δεδομένων (Eurofound, 2022). Αυτό αποτελεί ακόμη μεγαλύτερη πρόκληση όταν εργάζονται εξ αποστάσεως με τεχνολογίες πληροφοριών και επικοινωνιών (ΤΠΕ).
1. Προστασία και ασφάλεια δεδομένων.
Ενώ η χρήση της τεχνολογίας έχει καταστήσει δυνατή και διευκολύνει την τηλεργασία, παρουσιάζει επίσης υψηλότερους κινδύνους κυβερνοεπιθέσεων και παραβίασης της εμπιστευτικότητας.
Οι e-ηγέτες, προκειμένου να προστατεύσουν την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο και την ιδιωτική ζωή, θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι:
- η ασφάλεια των δεδομένων διατηρείται κατά τη διάρκεια της τηλεργασίας,
- υπάρχει ένα ισχυρό σύστημα τεχνολογίας πληροφοριών με τις απαραίτητες διασφαλίσεις, συμπεριλαμβανομένης της ασφαλούς διαβίβασης εμπιστευτικών δεδομένων εκτός του χώρου εργασίας,
- οι υπολογιστές που χρησιμοποιούνται για την εργασία έχουν εγκατεστημένο το κατάλληλο λογισμικό, συμπεριλαμβανομένης της προστασίας από ιούς, ασφαλών εικονικών ιδιωτικών δικτύων ή τείχη προστασίας από απειλές στον κυβερνοχώρο,
- οι εργαζόμενοι γνωρίζουν την πολιτική προστασίας δεδομένων της εταιρείας, εάν υπάρχει,
- οι εργαζόμενοι διαθέτουν τις απαιτούμενες δεξιότητες για τη χρήση των ΤΠΕ σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας. Η διαδικτυακή εκπαίδευση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανανέωση των δεξιοτήτων σε αυτόν τον τομέα.
2. Ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
Η τηλεργασία μπορεί να βοηθήσει τους εργαζόμενους να επιτύχουν καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, καθώς αποφεύγουν τις μακρές και αγχωτικές μετακινήσεις μεταξύ σπιτιού και χώρου εργασίας και έχουν περισσότερο χρόνο για την οικογένεια. Άλλα οφέλη της τηλεργασίας περιλαμβάνουν την αυξημένη ικανοποίηση, παραγωγικότητα και αφοσίωση των εργαζομένων, καθώς και τη μειωμένη εναλλαγή προσωπικού. Ενώ οι ρυθμίσεις τηλεργασίας έχουν πολλές δυνατότητες, η πραγματικότητα είναι συχνά πιο περίπλοκη. Η διατήρηση της ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής μπορεί να αποτελέσει ιδιαίτερη πρόκληση για όσους έχουν υποχρεώσεις οικογενειακής φροντίδας, λόγω του κλεισίματος εγκαταστάσεων παιδικής μέριμνας και σχολείων, και ελλείψει εναλλακτικών ρυθμίσεων φροντίδας.
Συχνά, η τηλεργασία οδηγεί σε θόλωση των ορίων μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής, σε αύξηση των ωρών εργασίας και σε εντατικοποίηση της εργασίας. Έτσι, η τηλεργασία μπορεί να παρεμβαίνει στην ιδιωτική ζωή και να προκαλεί συγκρούσεις μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, οι οποίες μπορεί να αποτελούν πρόκληση για την ευημερία των εργαζομένων και να επηρεάζουν τη συνολική εργασιακή απόδοση.
Παρόλο που μπορεί να έχουν ληφθεί κάποια μέτρα σε εθνικό επίπεδο που αφορούν την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, οι e-ηγέτες θα πρέπει να κάνουν τα εξής:
- να θέτουν σαφείς προσδοκίες σχετικά με το ωράριο εργασίας και να ενθαρρύνουν και να ενδυναμώνουν τους εργαζομένους να θέτουν όρια στο ωράριό τους,
- να προάγουν έναν υγιεινό τρόπο ζωής και την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, συμπεριλαμβανομένων των τακτικών διαλειμμάτων και της ανάπαυσης, της άσκησης και του καθαρού αέρα,
- να παρέχουν υποστήριξη για την ψυχική ευεξία των εργαζομένων που αντιμετωπίζουν συγκρούσεις μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής,
- να προωθούν τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς ή στις σχετικές κατευθυντήριες γραμμές για την προώθηση της υγιούς ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, όπως αυτές που εκδίδονται από την υπηρεσία ασφάλειας και υγείας στην εργασία ή την υπηρεσία ψυχικής υγείας.
3. Ασφάλεια και υγεία στην εργασία.
Κατά τη διάρκεια της τηλεργασίας, ως ηγέτες δεν είστε σε θέση να διασφαλίσετε την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων, επειδή δεν είναι στο χώρο εργασίας του εργοδότη. Οι συμμετέχοντες στο Φόρουμ του Παγκόσμιου Διαλόγου για τις προκλήσεις και τις ευκαιρίες της τηλεργασίας για τους εργαζόμενους και τους εργοδότες στους τομείς της τεχνολογίας πληροφοριών και επικοινωνιών και των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, που πραγματοποιήθηκε στη Γενεύη τον Οκτώβριο του 2016, συμπεριέλαβαν αυτό μεταξύ των σημείων συναίνεσης: “Οι συνθήκες επαγγελματικής ασφάλειας και υγείας είναι πιο δύσκολο να παρακολουθούνται και να ελέγχονται σε ρυθμίσεις τηλεργασίας, ιδίως όταν το σπίτι είναι και ο χώρος εργασίας”.
Επιπλέον, για την πλειονότητα των ατόμων που εργάζονται για πρώτη φορά από το σπίτι, η σωστή οργάνωση του γραφείου στο σπίτι αποτελεί πρόκληση (Eurofound, 2022). Ορισμένες φορές, ο χώρος μέσα στο σπίτι είναι περιορισμένος και ο χώρος του γραφείου μπορεί να είναι ταυτόχρονα χώρος τραπεζαρίας, πάγκος κουζίνας ή χώρος γενικής χρήσης. Άλλες φορές, μπορεί να υπάρχει ένα γραφείο και μια καρέκλα, αλλά χωρίς τη δυνατότητα ρύθμισης που απαιτείται για την παροχή κατάλληλου περιβάλλοντος εργασίας σε βάθος χρόνου. Οι εργονομικοί κίνδυνοι μπορεί να επιδεινωθούν, καθώς οι εργαζόμενοι μπορεί να μην έχουν πρόσβαση στον ίδιο εργονομικά φιλικό εξοπλισμό όπως μέσα στις εγκαταστάσεις της εταιρείας. Τόσο για τους εργοδότες όσο και για τους εργαζόμενους, η χρήση της κατάλληλης εργονομίας μπορεί να παραβλεφθεί κατά την εφαρμογή ρυθμίσεων τηλεργασίας, αυξάνοντας ενδεχομένως τον κίνδυνο τραυματισμού ή προβλημάτων υγείας των εργαζομένων. Οι εργοδότες θα πρέπει να εξετάσουν πώς θα μπορούσαν να μετριάσουν το ενδεχόμενο τραυματισμών για την αντιμετώπιση πιθανών εργονομικών προβλημάτων των εργαζομένων.
Οι εργοδότες πρέπει να κάνουν τα εξής:
- να παρέχουν πληροφορίες και κατάρτιση σε θέματα υγείας και ασφάλειας που αφορούν ιδιαίτερα τους εργαζόμενους σε ρυθμίσεις τηλεργασία (π.χ. εργονομία, εργασία σε απομόνωση, γενικά θέματα πυρασφάλειας και ηλεκτρικής ασφάλειας),
- να διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ή τους παρέχονται σχετικές πληροφορίες σχετικά με τις γενικές υποχρεώσεις τους όσον αφορά την ασφάλεια και την υγεία, συμπεριλαμβανομένης της μέριμνας για τη δική τους υγεία και ασφάλεια και την ασφάλεια των άλλων,
- να διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν και συμμορφώνονται με την πολιτική ασφάλειας και υγείας της εταιρείας, εφόσον υπάρχει, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών για την αναφορά ατυχημάτων και ασθενειών που σχετίζονται με την εργασία ή οποιουδήποτε προβλήματος υγείας και ασφάλειας,
- να επανεξετάσει την πολιτική ασφάλειας και υγείας της εταιρείας, εάν υπάρχει, και να διασφαλίσει ότι έχει διατάξεις που καλύπτουν το σπίτι του εργαζομένου όταν εφαρμόζονται ρυθμίσεις τηλεργασίας,
- διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν την ευθύνη της εταιρείας βάσει των εφαρμοστέων εθνικών νόμων και κανονισμών και την ασφάλισή τους για τραυματισμούς που συμβαίνουν στο σπίτι του εργαζομένου κατά τις ώρες τηλεργασίας,
- να παρέχουν συνεχή αξιολόγηση του χώρου εργασίας των εργαζομένων εκτός εγκαταστάσεων και να προσφέρουν καθοδήγηση και παρακολούθηση των εργονομικών συνθηκών (ωστόσο, οι ηγέτες θα πρέπει να σέβονται την ιδιωτική ζωή των εργαζομένων στο σπίτι),
- να προσφέρουν εκπαίδευση σε θέματα εργονομίας και ασφάλειας.
4. Δυσκολίες επικοινωνίας.
Χωρίς φυσική επαφή σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου, οι ηγέτες και οι εργαζόμενοι μπορεί να αντιμετωπίσουν προβλήματα επικοινωνίας, ειδικά όταν βρίσκονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Οι αυξημένοι χρόνοι απόκρισης, οι δυσκολίες στην ανταλλαγή πληροφοριών και εμπειριών είναι πιο συνηθισμένες όταν οι άνθρωποι εργάζονται από απόσταση. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να καταβληθούν περισσότερες προσπάθειες για την οργάνωση και τη διατήρηση της συνεχούς αλληλεπίδρασης και την αποφυγή παρεξηγήσεων.