Η σημασία των δεξιοτήτων δημιουργίας e-ομάδων για εικονικές ομάδες.
- Σύνδεση με απομακρυσμένους εργαζόμενους
Οι ομάδες που συνδέονται μεταξύ τους με σχέσεις λειτουργούν καλύτερα μαζί. Είναι σαν τη διαφορά μεταξύ της συνομιλίας με έναν φίλο και της συνομιλίας με έναν άγνωστο. Η σύνδεση απομακρυσμένων συναδέλφων είναι κρίσιμη για την καλλιέργεια μιας ισχυρής δυναμικής ομάδας, είτε η εταιρεία σας αποτελείται παραδοσιακά από απομακρυσμένους εργαζόμενους είτε αν ξαφνικά έπρεπε να στραφείτε στο διαδίκτυο.
Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται ξεχασμένοι, αποκλεισμένοι ή συναισθηματικά αποξενωμένοι από τους συναδέλφους τους κατά καιρούς. Η δημιουργία e-ομάδας μπορεί να τους βοηθήσει να θυμηθούν ότι αποτελούν βασικό στοιχείο της e-ομάδας (Lee, 2016).
- Ανάπτυξη δεξιοτήτων συνεργασίας.
Η δημιουργία e-ομάδων, όπως και η δημιουργία προσωπικών ομάδων, μπορεί να βοηθήσει στην ανάπτυξη δεξιοτήτων συνεργασίας και ηγεσίας. Εάν η ομάδα σας έχει οποιεσδήποτε “νέες” πτυχές – νέα μέλη της ομάδας, περιγραφές θέσεων εργασίας, έργα κ.λπ. – είναι κρίσιμο να κατανοήσουν όλοι πώς εργάζεται ο καθένας και πώς συνεργάζονται όλοι μαζί. Μια εικονική δραστηριότητα δημιουργίας ομάδας μπορεί να βελτιώσει τη συνεργασία και την κατανόηση της ομάδας σας (Lee, 2016).
- Ενισχύστε τη δημιουργικότητα και την παραγωγικότητα.
Το κτίσιμο e-ομάδας θα ωθήσει την ομάδα σας να λύσει δυσκολίες και να την δοκιμάσει. Οι νέες μέθοδοι σκέψης μπορούν να τους βοηθήσουν να ξεπεράσουν τις δυσκολίες ή να ολοκληρώσουν τις εργασίες σε καθημερινή βάση. Θα αποκτήσουν δεξιότητες όπως: να βλέπουν τα έργα από νέες οπτικές γωνίες και να θέτουν πιο εύστοχες ερωτήσεις. Όταν συνειδητοποιούν ότι δεν μπορούν να κάνουν τίποτα μόνοι τους, συνεργάζονται με άλλους συναδέλφους για να επιχειρήσουν διαφορετικές λύσεις χωρίς το φόβο της αποτυχίας. Η δημιουργία εικονικών ομάδων προκαλεί την ομάδα σας να εργάζεται πιο έξυπνα και όχι πιο σκληρά, τόσο κατά τη διάρκεια της δραστηριότητας όσο και κατά τη διάρκεια της εργασίας (Lee, 2016).
Καθορισμός στόχων και σκοπών της ομάδας.
4 συμβουλές για τον καθορισμό επιτυχημένων ομαδικών στόχων (από τους Robert et al., 2005):
1. Προσδιορίστε τι θέλετε να επιτύχετε.
Το πρώτο στάδιο για τον καθορισμό επιτυχημένων ομαδικών στόχων είναι ο προσδιορισμός του τι θέλετε να επιτύχετε εσείς, ως διευθυντής ή ιδιοκτήτης. Μπορείτε να ξεκινήσετε αξιολογώντας τι λείπει από την εταιρεία σας και να ορίσετε έναν στόχο για να καλύψετε αυτό το κενό. Εναλλακτικά, μπορείτε να ξεκινήσετε θέτοντας στόχους για την εταιρεία σας για τις επόμενες εβδομάδες, τους επόμενους μήνες και τα επόμενα χρόνια. Σε κάθε περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι είναι προκλητικοί αλλά όχι αδύνατοι για την ομάδα σας.
2. Κάντε τους στόχους μετρήσιμους.
Μπορεί να είναι δελεαστικό να θέσετε γενικούς στόχους, όπως “να διασκεδάζετε περισσότερο” ή “να παρέχετε καλύτερη εμπειρία στους πελάτες”. Αυτοί είναι αξιοθαύμαστοι στόχοι, αλλά είναι πολύ υποκειμενικοί για να είναι χρήσιμοι. Πώς μπορείτε να καταλάβετε αν το προσωπικό σας διασκεδάζει περισσότερο ή αν προσφέρει καλύτερη εμπειρία στον πελάτη; Το να καταστήσετε τους στόχους μετρήσιμους και να ορίσετε έναν αριθμό-στόχο είναι η σπουδαιότερη μέθοδος για την ανάπτυξη στόχων που λειτουργούν.
Ορίστε, για παράδειγμα, ως στόχο της ομάδας την ικανοποίηση από την εργασία σε ποσοστό 75% σε τρεις από τις τέσσερις τριμηνιαίες αξιολογήσεις επιδόσεων. Εναλλακτικά, θα μπορούσατε να στοχεύσετε σε αύξηση της ικανοποίησης κατά 25% από τις διαδικτυακές έρευνες εξυπηρέτησης πελατών κατά τους πρώτους έξι μήνες του έτους. Με αυτού του είδους τα ποσοτικά σημεία αναφοράς, μπορείτε να προσδιορίσετε γρήγορα και εύκολα αν η ομάδα σας έχει επιτύχει ή όχι τους στόχους της.
3. Ορίστε πρώτα τους στόχους της ομάδας.
Αυτό μπορεί να φαίνεται ως προφανής σύσταση, δεδομένου ότι ολόκληρη η ανάρτηση αφορά τον καθορισμό ομαδικών στόχων, αλλά τα σχέδια αυτά περιλαμβάνουν άλλους, ατομικούς στόχους στους οποίους μπορεί να θέλουν να επικεντρωθούν τα μέλη της ομάδας. Οι προσωπικοί στόχοι θα συζητηθούν στις επόμενες συμβουλές, αλλά είναι κρίσιμο να καθοριστεί ο σκοπός της ομάδας πριν εστιάσετε στις ατομικές φιλοδοξίες.
Οι στόχοι της ομάδας δίνουν σε κάθε μέλος δομή και κατεύθυνση, καθώς και μια θέση για να εστιάσουν τις προσπάθειές τους. Στο πλαίσιο του κοινού στόχου, κάθε εργαζόμενος μπορεί να αναπτύξει τα δικά του σχέδια αυτό-βελτίωσης που συμβάλλουν στη συνολική επιτυχία του κύριου στόχου.
4. Θέστε τους ατομικούς στόχους ως δεύτερη προτεραιότητα.
Ο καθορισμός ατομικών στόχων, υπό την ομπρέλα ενός ομαδικού στόχου, είναι μια αποτελεσματική στρατηγική για να διασφαλιστεί ότι όλοι προσπαθούν να προχωρήσουν στην επίτευξη των συνολικών στόχων της εταιρείας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να θέσετε ως γενικό στόχο τη μείωση της αποχώρησης πελατών κατά 10% τους δύο πρώτους μήνες του έτους. Πώς όμως θα συμβάλει κάθε μέλος της ομάδας στην επίτευξη αυτού του στόχου;
Ένα μέλος της ομάδας μπορεί να χρειαστεί να ενισχύσει τις πωλήσεις, ενώ ένα άλλο να αυξήσει την παραγωγικότητα. Αυτοί είναι οι αντίστοιχοι στόχοι τους. Δώστε σε κάθε μέλος της ομάδας ένα συγκεκριμένο αντικείμενο για να εργαστεί (ή αφήστε τα να σκεφτούν το δικό τους) το οποίο, όταν επιτευχθεί, θα κάνει την επίτευξη του ευρύτερου στόχου πολύ πιο εύκολη.
Οικοδόμηση εμπιστοσύνης σε εικονικές ομάδες.
4 τρόποι οικοδόμησης εμπιστοσύνης με αποτελεσματική επικοινωνία ηγεσίας (από Herrmann International, n.d.):
- Να είστε διαφανείς.
Οι ισχυροί ηγέτες είναι ανοιχτοί και ειλικρινείς στην επικοινωνία τους. Οι εργαζόμενοι περιμένουν από τους CEOs να χτίσουν εμπιστοσύνη ενεργώντας με διαφάνεια, αντιμετωπίζοντας δίκαια τους εργαζόμενους και αναλαμβάνοντας υπεύθυνες ενέργειες για να χειριστούν τις ανησυχίες ή τις κρίσεις. Ευτυχώς, οι νέες τεχνολογίες εσωτερικής επικοινωνίας που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αύξηση της διαφάνειας σε οργανισμούς, τοποθεσίες και συστήματα είναι εύκολα προσβάσιμες στους οργανισμούς. - Να είστε συγκεκριμένοι.
Η αποτελεσματική επικοινωνία της ηγεσίας απαιτεί σαφήνεια και εξειδίκευση. Καταβάλλετε προσπάθεια να είστε όσο το δυνατόν πιο σαφείς και ξεκάθαροι. Οι ηγέτες που μπορούν να επικοινωνούν με σαφήνεια και συντομία είναι πολύ πιο πιθανό να αποφύγουν μελλοντική σύγχυση ή παρεξήγηση. Επιπλέον, το 71% των εργαζομένων πιστεύει ότι οι ηγέτες τους αφιερώνουν ανεπαρκή χρόνο στην επικοινωνία των στόχων και των σχεδίων. - Ακούστε και υποστηρίξτε την αμφίδρομη επικοινωνία.
Η ικανότητα των ηγετών να παρέχουν έναν ασφαλή χώρο για ανοιχτή συζήτηση είναι απαραίτητη για την καλή επικοινωνία των ηγετών. Βεβαιωθείτε ότι δίνετε προσοχή όταν σας μιλούν οι εργαζόμενοι. Αυτό το επίπεδο συμμετοχής προάγει τη γνήσια εμπιστοσύνη και τον σεβασμό μεταξύ ηγετών και εργαζομένων. Η ακρόαση είναι άχρηστη αν δεν ενθαρρύνετε τον αμφίδρομο διάλογο. Οι νεότερες γενιές, ιδίως οι millennials, επιθυμούν να εκφράζονται ελεύθερα και να μοιράζονται τις σκέψεις τους με τους άλλους. - Δώστε ανατροφοδότηση.
Οι ηγέτες θα πρέπει να στοχεύουν στην παροχή ουσιαστικής ανατροφοδότησης στο προσωπικό τους, καθώς η ανατροφοδότηση είναι ζωτικής σημασίας για την ενίσχυση της εμπιστοσύνης στον εργασιακό χώρο.
Για παράδειγμα, αν θέλετε το προσωπικό σας να υιοθετήσει συγκεκριμένες νέες συμπεριφορές πολιτισμικού μετασχηματισμού, θα λάβετε ανατροφοδότηση και επιβράβευση για την ενσωμάτωση των νέων συνηθειών. Αυτή η μέθοδος θα βοηθήσει τους εργαζόμενους να αναπτύξουν μια αξιόπιστη και πραγματική σχέση στο χώρο εργασίας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε λύσεις επικοινωνίας που ενθαρρύνουν την άμεση ανατροφοδότηση και την επικοινωνία του προσωπικού. Από την άλλη πλευρά, το να ζητάτε πληροφορίες μπορεί να είναι δύσκολο. Η ζημιά συμβαίνει όταν ένας ηγέτης ζητά ανατροφοδότηση και στη συνέχεια είτε δεν κάνει τίποτα για να βελτιωθεί, είτε προσπαθεί να ανακαλύψει και να τιμωρήσει την πηγή της κριτικής.